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Controle da validade dos produtos durante a compra e recebimento

Nesse artigo vamos ver como controlar a validade dos produtos recebidos dos fornecedores.

1-Habilite o controle de validade no produto

1.1 - Cadastro do produto

Menu: Estoque -> Produto -> Manutenção

Para determinar que um produto deve ter a sua validade controlada pelo sistema, basta preencher o campo indicado na imagem abaixo:

Nesse campo deve ser informado a quantidade mínima aceitável para uma data de validade.

NOTA: É possível desativar a conferência das validades nos parâmetros do coletor. Confira se este parâmetro não está habilitado.

1.2 - Alteração em massa dos produtos

Menu: Estoque -> Produto -> Diversas rotinas -> Manutenção geral dos produtos

Para alterar vários produtos ao mesmo tempo, selecione eles e utilize a opção indicada abaixo:

2-Produtos próximos do vencimento

Menu: Estoque -> Pedidos -> Manutenção

Em alguns casos o fornecedor pode oferecer mercadorias com um desconto maior por ele estar mais próximo do vencimento. Nesses casos, no pedido do produto informe a menor data de validade aceita durante a negociação com o fornecedor. Isso pode ser feito no campo indicado na imagem abaixo:

Quando for informado um valor no campo "Dias Val." ele vai substituir o que está no cadastro do produto, mas somente para as entradas que estiverem atendendo esse pedido.

3-Conferência cega

Após ter habilitado a conferência das validades conforme os itens acima, o coletor irá solicitar a menor validade desses produtos. Caso for recebido produtos com validades diferentes, deve sempre ser informado a menor validade encontrada durante a conferência cega.

4-Monitorando as validades recebidas

4.1 - Consulta da carga recebida

Menu: Estoque -> Entradas -> Carga recebimento

Na consulta de cargas recebidas temos alguns campos para monitorar o recebimento da validade:

Nos itens temos os seguintes campos:

Dt.Validade: Data de validade do item conferido. Caso tenha mais do que uma validade o conferente deve informar a menor validade.

Dt.Menor validade aceita: Menor data de validade aceita conforme cadastro do produto e seu pedido.

Validade recusada: Indicativo de que a validade do item conferido foi recusada por ser menor que o campo Dt.Menor validade aceita.

Esta consulta trata cada carga recebida de forma individual, caso a carga tiver itens com validade recusada uma restrição será gerada. Se a decisão for aceitar a entrada da mercadoria será necessário utilizar a opção "[F4] Liberar carga com diferenças".

4.2 - Resolvendo pendências

Menu: Estoque -> Movimentações internas -> Devolução ao fornecedor -> Itens faltantes nas NF

Sempre que liberar as diferenças encontradas na conferência cega, os itens ficarão pendentes de devolução:

Para resolver essa pendência nesse menu será possível gerar uma devolução automaticamente dos itens com validade recusada ou excluir as pendências do fornecedor. Para excluir o usuário precisa ser vinculado ao comprador da carga pelo cadastro do comprador.

NOTA: Para vincular um usuário ao comprador, dando assim permissão para ele excluir essa pendência, acesse o menu "Cadastros -> Base -> Comprador" e adicione o usuário no local indicado na imagem abaixo:

O usuário que excluiu a pendência vai ficar registrado na carga e pode ser consultado no menu "Menu: Estoque -> Entradas -> Carga recebimento" campo "Usuário excluiu pendência".

4.3 - Validades recebidas

Menu: Estoque -> Entradas -> Listagem -> Recebimento de cargas / validade

Para monitorar de forma mais ampla todos os produtos recebidos utilize esta consulta explorando todas as suas opções de filtro. Para monitorar recebimentos em andamento utilize a opção "Somente cargas em aberto", caso for consultar períodos maiores talvez a opção "Somente última entrada" vai gerar um resultado melhor para analisar os itens de forma individual. Note um exemplo na imagem abaixo:

Note que temos um item sinalizado em azul claro que foi recebido abaixo do mínimo cadastrado, isso ocorreu porque foi permitido pelo Pedido conforme o item 1.2 mencionado acima.

A coluna "Dias Mín. Validade" será preenchida com o número de dias mínimo que foi definido no cadastro do produto. Já a coluna "Dt. Menor Validade", será preenchida com a menor data de validade inserida no processo de conferência cega.

A coluna "Dt. Menor Validade" também apresenta uma cor gradual conforme a classificação de risco dos produtos conforme a legenda abaixo:

A vencer: Dias para vencer menor que a quantidade cadastrada como "Dias mínimo para a validade ser aceita"

Próximo do vencimento: Dias para vencer acima da quantidade cadastrada como "Dias mínimo para a validade ser aceita" e menor que "Dias mínimo para a validade ser aceita" X 3

Distante do vencimento: Dias para vencer acima de "Dias mínimo para a validade ser aceita" X 3

4.4 - Monitorando validade

Para obter mais informações sobre a validade informada durante o processo de conferência cega acesse o menu:

Estoque -> Entradas -> Monitorar Validade Recebida